Pengertian Surat Peringatan Beserta Prosedur Dan Sisi Positif-Negatifnya

Dalam dunia kerja pasti ada yang namanya SP atau surat peringatan. Seperti namanya, surat peringatan diberikan untuk teguran terhadap karyawan maupun pemecetan karyawan. Nah, pada kesempatan kali ini saya akan sedikit menjelaskan mengenai SP tersebut. Langsung saja lihat ulasan di bawah ini jika kamu ingin mengetahuinya.

Apa Itu SP?

Surat peringatan atau biasa disingkat SP adalah surat yang ditujukan untuk memberi sanksi atas pelanggaran umum, seperti keterlambatan masuk kerja, kurang disiplin dalam bekerja, bolos kerja tanpa pemberitahuan, tidak menghadiri rapat, tidak menaati aturan dan peraturan, dan semua yang berhubungan dengan “melorotnya” etos kerja karyawan.

Namun, itu adalah definisi surat peringatan apabila kita lihat dari ruang lingkup bidang pekerjaan. Dalam dunia pendidikan, terutama di perguruan tinggi, surat peringatan juga tak jarang kita temui. Contoh surat peringatan dalam dunia pendidikan bisa diberikan kepada murid atau mahasiswa yang lalai melakukan berbagai kewajiban, seperti kewajiban perkuliahan, kewajiban administrasi, dan kewajiban lainnya. Tidak hanya itu, siswa atau mahasiswa yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan dari civitas akademik pun akan mendapatkan contoh surat peringatan sebagai bukti bahwa siswa atau mahasiswa tersebut telah melakukan pelanggaran terhadap aturan sekolah dan universitas yang berlaku.

Dalam dunia pekerjaan, seseorang akan mendapatkan contoh surat peringatan berupa teguran tulisan dari pihak manager atau direktur yang bersangkutan. Teguran ini biasanya dilayangkan apabila orang tersebut telah mendapatkan teguran secara lisan sebelumnya. Namun, karena teguran lisan tersebut diabaikan, akhirnya pihak perusahaan memberikan sanksi berupa teguran tulisan yang akan berbuntut sebuah pemecatan apabila pihak yang ditegur masih saja melakukan kesalahan yang sama. Anehnya, terkadang surat peringatan hanya berlaku pada level karyawan (staf) rendahan bukan level menengah setingkat manajer apalagi direksi.

Kalau boleh jujur, bukankah CEO yang berhasil berarti memiliki karyawan yang tangguh dan berkualitas. Tetapi, mengapa karyawan level bawah yang selalu dijadikan tumbal dan dijadikan korban? Mungkin hal itu yang terjadi atau muncul dalam pikiran beberapa karyawan yang mendapatkan surat peringatan hanya karena melakukan kesalahan yang sepele. Namun, jika itu memang kesepakatan yang harus dipatuhi sesuai dengan aturan yang berlaku, sudah saatnya para karyawan lebih sadar dan taat pada hukum yang berlaku.

Oleh karena itu, dalam satu sistem organisasi perusahaan, kewajiban dan ketaatan kepada hukum perusahaan yang berlaku tidak hanya diberikan kepada karyawan bawah saja. Para jejeran manajemen juga harus mampu memberikan contoh etos kerja yang baik bagi para karyawan sehingga mereka bisa bekerja dengan baik tanpa ada rasa takut atau bahkan merasa tertekan dan terpaksa saat bekerja.

Sementara itu, contoh surat peringatan yang diberikan dalam bidang pendidikan biasanya didapatkan oleh mahasiswa atau siswa yang melanggar aturan sekolah atau perguruan tinggi. Dalam hal perdata, seorang siswa atau mahasiswa mungkin akan mendapatkan surat peringatan atas keterlambatan melakukan pembayaran registerasi selama jumlah semester yang diwajibkan (biasanya maksimal 5 bulan tidak melakukan pembayaran SPP atau registerasi biaya perkuliahan).

Siswa atau mahasiswa juga akan mendapatkan surat peringatan apabila tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar atau kegiatan perkuliahan selama waktu yang telah ditentukan. Namun, dalam kasus lain, ada juga siswa atau mahasiswa yang mendapatkan surat peringatan karena melakukan suatu tindakan yang mampu mencoreng nama baik sekolah atau perguruan tinggi. Misalnya saja, seorang siswa atau mahasiswa yang melakukan aksi tauran, melakukan tindakan pencurian soal-soal ujian, atau melakukan tindakan yang dianggap melanggar tata tertib sekolah dan perguruan tinggi yang berlaku.

Setelah diberi surat peringatan, seorang siswa atau mahasiswa akan dipantau oleh civitas akademi yang bertugas agar bisa melihat adakah perubahan ke arah yang lebih baik dari orang tersebut. Jika terjadi perubahan signifikan ke arah yang lebih baik, maka surat peringatan tidak berlaku lagi. Namun, jika siswa atau mahasiswa tersebut masih juga melakukan apa yang sudah dilarang, maka kekuatan hukum yang akan berbicara dalam masalah ini. Oleh karena itu, baik dalam bidang pendidikan maupun bidang pekerjaan, taat kepada aturan dan hukum yang berlaku adalah satu-satunya cara yang bisa menghindarkan seseorang dari berbagai surat peringatan.

Prosedur Pemberian Surat Peringatan atau SP

Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003, Pasal 161 mengatur tentang Surat Peringatan 1 (SP1), SP2, dan SP3. SP1 biasanya diberikan bagi kasus pelanggaran ringan seperti pelanggaran atas kedisiplinan, keteledoran dan lain-lain. Kategori pelanggaran perlu diatur dalam aturan internal perusahaan, seperti Peraturan Perusahaan.

Dasar dari pemberian surat peringatan dalam Pasal 161 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (“UU Ketenagakerjaan”) yang berbunyi:

  1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
  2. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
  3. Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4)

Secara garis besar, pemberian SP dilakukan berurutan dimana masing-masing jenis SP berlaku selama 6 (enam) bulan, namun jika dalam perjalanan pelanggaran yang sama dilakukan kembali maka tingkatan SP dapat diberikan (jika sebelumnya SP1 maka diberikan SP2 atas kesalahan yang dilakukan berulang-ulang, demikian seterusnya). Setalah SP2 diberikan SP3 atau Surat Peringatan Terakhir dimana jika dalam masa waktu yang ditentukan untuk melakukan upaya perubahan/perbaikan perusahaan dapat memberikan sanksi skorsing dan/atau PHK. Jika pelanggaran yang dilakukan dikatagorikan pelanggaran berat (pindana, perdata, khusus/korupsi), maka dapat langsung diberikan Surat Keputusan PHK.

Sebaiknya SP disampaikan oleh pimpinan langsung/supervisor kepada karyawan, bukan oleh HR departmen. Hal ini dikarenakan pembinaan pekerja merupakan tanggung jawab pimpinan, bukan HR departmen. Namun sebelum itu, sebelum menentukan tindakan disiplin apa yang akan dikenakan kepada pekerja, supervisor wajib berkonsultasi terlebih dahulu dengan HR departmen. Dalam hal ini, HR departmen juga dapat mendampingi pimpinan saat memberikan SP sebagai mediator dan penyediaan konseling bagi karyawan.

Sisi Positif dan Negatif SP

Sesuai definisinya, SP adalah merupakan salah satu cara pembinaan bagi pekerja bila ia melakukan kesalahan atau pelanggaran sebagaimana diatur dalam peraturan perusahaan atau surat perjanjian kerja yang telah disepakati. Sejauh ini, SP cukup efektif untuk menegakkan budaya disiplin dalam karyawan di perusahaan.

Sisi Positif SP

  • SP dibuat untuk membuat karyawan untuk mengingatkan karyawan apa yang dilakukannya telah melanggar Peraturan Perusahaan.
  • SP dibuat agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama, apabila tetap melakukan kesalahan yang sama maka akan diberikan sanksi yang lebih berat.
  • SP menjadi bahan evaluasi kinerja karyawan dan memudahkan penilaian karyawan tersebut termasuk golongan karyawan yang penurut atau semaunya sendiri.

Sisi Negatif SP

  • SP juga memiliki sisi negative jika ternyata karyawan tersebut tidak melakukan yang dituduhkan hal ini akan memicu kemarahan dan dendam dalam hati.
  • Pemberian SP yang tanpa dilakukan sosialiasi mengenai Peraturan perusahaan akan memberikan efek mereka tidak dipedulikan SDM, karyawan hanya dianggap Mesin Mekanis.
  • Tidak mendidik karyawan jika SP diberikan tanpa teguran lisan, karyawan adalah asset perusahaan, jika kita memiliki karyawan yang berdedikasi tinggi maka mereka akan memberikan kontribusi yang melebihi expetasi perusahaan.

Jenis dan Kegunaan Surat Peringatan

Surat peringatan dapat dibedakan atas surat peringatan jabatan dan surat peringatan niaga.

Surat Peringatan Jabatan

Surat peringatan jabatan adalah surat peringatan yang dikeluarkan oleh kantor atau instansi untuk para karyawannya yang melanggar peraturan kedinasan yang telah ditetapkan. Misalnya; seseorang karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa mengirimkan surat pemberitahuan kepada pimpinan. Hal ini sering ia lakukan sampai berulang kali. Bagi karyawan tersebut, sepatutnya pimpinan memberikan surat peringatan.

Sebelum pimpinan mengirimkan surat peringatan hendaknya memanggil karyawan tersebut dan diajak bicara atau dialog dari hati ke hati, mengapa ia melakukan hal-hal semacam itu. Bila hal ini tidak membuahkan hasil sehingga karyawan tersebut mengulangi perbuatannya, maka pimpinan mengirimkan surat peringatan.

Surat peringatan dikirimkan secara bertahap yaitu:

  1. Peringatan pertama bersifat mengingatkan kepada karyawan akan sikap dan kelakuannya yang sering tidak masuk kerja tanpa ada alasan dan pemberitahuan.
  2. Surat peringatan kedua isinya lebih keras lagi dengan ancaman tidak naik tingkat, tidak punya prestasi dan mungkin karyawan tersebut akan diskor.
  3. Surat peringatan ketiga lebih keras lagi, karyawan tersebut kemungkinan akan dikeluarkan tanpa hormat.

Surat peringatan jabatan pada umumnya berbentuk formulir. Petugas tinggal mengisinya sesuai dengan maksud dan tujuannya.

Surat Peringatan Niaga

Surat peringatan niaga adalah surat peringatan dari perusahaan yang mempunyai posisi sebagai kreditur mengirimkan suratnya kepada pihak debitur untuk mengingatkan tentang hutang yang belum dilunasi sementara tanggal pelunasan sudah melapaui waktu jatuh tempo.

Relasi yang tidak menepati janji atau melanggar janji yang sudah disepakati bersama harus mendapat peringatan. Tetapi walaupun demikian pihak kreditur tetap harus menjaga hubungan baik. Bentuk dan caranya harus dimulai dari hal yang paling sederhana, seperti dengan mengirimkan salinan faktur atau kartu peringatan tercetak, kemudian baru dengan surat peringatan bila kedua cara tersebut tidak berhasil.

Dalam surat peringatan niaga/bisnis pengirimannya juga dilakukan secara bertahap, yaitu;

  1. Surat peringatan pertama tidak langsung menagih hutang, tetapai menawarkan terlebih dahulu, baru kemudian diselipkan kalimat-kalimat yang tujuannya mengingatkan debitur, atau pada waktu menawarkan barang dilampirkan rekening yang belum lunas.
  2. Surat peringatan kedua, langsung pada sasarannya yaitu mengingatkan lagi rekening dan utang yang belum dilunasi dengan cara yang lebih tegas.
  3. Surat peringatan ketiga, lebih keras lagi disertai penyesalan dari sikap debitur yang ingkat janji.

Surat peringatan jabatan maupun surat peringatan niaga/bisnis memiliki berbagai kegunaan seperti:

  1. Untuk mengingatkan kepada yang bersangkutan supaya melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh disiplin.
  2. Supaya mendapat perhatian dari pihak-pihak lainnya, bahwa ketidakdisiplinan dan ketidaktertiban tidak akan dibiarkan berlangsung terus.
  3. Untuk mengingatkan kepada pihak debitur tentang utangnya, kemungkinan debitur lupa terhadap hutangnya.
  4. Untuk mengajak saling menjaga nama baik antara pihak debitur dan pihak kreditur.
  5. Untuk saling membantu mencari jalan keluar antara pihak yang terkait, karena kemungkinan karyawan tersebut mempunyai masalah sehingga melalaikan kewajibannya.

Cara Menyusun Surat Peringatan Untuk Karyawan

Biasanya terdiri dari tiga bagian, pertama, kedua dan terakhir serta diberikan secara berurutan. Surat peringatan pertama berlaku dalam jangka waktu enam bulan, apabila karyawan kembali melakukan pelanggaran dalam waktu enam bulan, maka Anda dapat memberikan surat peringatan kedua.

Hal yang perlu diperhatikan, bila karyawan Anda melakukan pelanggaran yang sama di luari jangka waktu enam bulan, surat peringatan yang diberikan adalah kembali sebagai surat peringatan pertama. Berlaku juga untuk peringatan kedua dan ketiga.

Dalam memberikan surat peringatan tidak asal, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan.

  • Selidiki dan Lakukan Pertimbangan Ulang

Sama halnya dengan langkah awal dari peringatan lisan, sebelum memberikan surat peringatan penting untuk meninjau fakta dan menilai situasi karyawan tersebut.

Tetap berpikir secara terbuka dan melihat sesuatu dari perspektif karyawan Anda. Cari tahu apa yang sebenarnya terjadi lebih dalam, alasan dan kondisi mereka. Pertimbangkan terlebih dahulu, mungkin saja situasi dan keadaan yang mereka alami lebih kompleks dari apa yang Anda duga.

  • Susun Surat Peringatan untuk Karyawan Anda

Dalam menulis surat peringatan, tetaplah jaga situasi dan sikap tenang, seobjektif mungkin dan tanpa kemarahan atau kebencian.

Tujuannya hampir sama dengan peringatan lisan yang telah dilakukan sebelumnya. Sampaikan pelanggaran atau tindakan tidak disiplin apa yang karyawan Anda lakukan dan langkah antisipatif yang Anda sarankan sebagai manager. Bila ada sanksi, tuliskan sanksi apa yang diberikan perusahaan serta masa berlakunya.

Jelaskan pelanggaran apa yang karyawan Anda lakukan sejelas-jelasnya. Apa perilaku atau aspek kerja karyawan Anda yang bermasalah dan mengapa itu merupakan kesalahan. Apakah melanggar aturan dan kebijakan perusahaan atau telah mengakibatkan kerugian perusahaan. Jika melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan, tuliskan aturan dan kebijakan tersebut.

Surat peringatan akan berdampak negatif kepada karyawan jika alasan pemberian surat tidak logis dan tidak berdasarkan pada peraturan atau kebijakan perusahaan. Pastikan juga, peraturan dan kebijakan tersebut sudah disosialisasikan kepada karyawan.

  • Berikan Saran dan Langkah Memperbaiki

Setelah menjabarkan pelanggaran, berikan petunjuk dengan rinci, apa yang perlu dilakukan karyawan untuk memperbaiki masalah. Tawarkan juga saran dan rekomendasi perilaku bagaimana karyawan agar dapat disiplin atau memperbaiki kinerjanya.

Misalkan jika seorang karyawan memiliki catatan penjualan yang buruk terus menerus, Anda bisa menginformasikan kembali cara melakukan penjualan atau tawarkan pelatihan effective persuasive communication skill untuknya agar mencapai target dengan efektif. Memberikan saran, tawaran dan langkah berikutnya agar karyawan Anda dapat memperbaiki kesalahannya, bisa menjadi motivasi bagi karyawan.

Susun surat peringatan dengan nada yang tegas, logis dan bijak, agar karyawan Anda memaknai surat peringatan tersebut tidak sebagai hal yang mengintimidasi atau ancaman.

  • Berikan Surat Peringatan Secara Langsung

Dalam memberikan surat peringatan, tentu Anda sebagai mamager yang harus memberikan langsung kepada karyawan. Lakukan dengan cara yang bijaksana dan profesional, pastikan tidak ada karyawan lain yang melihat saat Anda memberikan surat peringatan kepada karyawan. Lindungi privasi dan reputasi karyawan dengan memastikan bahwa ia adalah satu-satunya orang yang mengetahui mengenai surat itu.

Ajak karyawan Anda untuk berdiskusi mengenai peringatan itu dan tunjukan sikap perhatian Anda dan kepedulian. Berikan juga kesempatan karyawan Anda untuk menjelaskan apa yang dia rasakan, alasan dan pembelaannya yang mungkin bisa mejadi pertimbangan Anda.

  • Buat Salinan Surat Peringatannya

Jangan lupa, buat salinan dari surat peringatan yang Anda buat. Sangat penting bahwa manager memiliki catatan dari setiap dan semua surat antara Anda dengan karyawan. Selain itu, setiap kali Anda bersama karyawan Anda melakukan perbincangan dalam tahapan disiplin progresif, catat apapun yang dikatakan karyawan Anda. Menyalin peringatan serta notulensi percakapan dilakukan sebagai bukti bila karyawan Anda nanti mengelak telah mendapatkan surat peringatan.

  • Bila Masih Melanggar, Berikan Surat Peringatan Terakhir

Mendapati karyawan bebal, tidak bisa diatur dan tidak bisa disiplin adalah kemungkinan yang bisa terjadi kepada seorang manager. Sudah memberikan peringatan verbal, beberapa kali peringatan dan sanksi, namun karyawan Anda masih bersikap tidak disiplin dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan, sudah saatnya berikan surat peringatan terakhir.

Sebelum memberikan peringatan ketiga, tinjau fakta pada setiap tahap proses disiplin. Buka kembali arsip, notulensi dan dokumentasi dimulai dari peringatan lisan, surat pertama dan kedua. Anda harus selalu meninjau informasi serta mempertimbangkan, Apakah karyawan Anda benar- benar bersalah atau tidak.

Jika Anda sudah yakin, berikan surat peringatan ketiga. Saat menulis surat, tegaskan sanksi yang sesuai. Setiap manajer, organisasi, dan perusahaan, perlu beroperasi dalam disiplin dan dengan kapasitas penegakan peraturan dan kualitas kerja yang terkontrol.

Dan pada saat yang sama, jangan sampai melupakan elemen ‘manusia’-nya, pastikan langkah penegakan disiplin itu tidak melupakan elemen manusia, yang akan membuat karyawan loyal pada perusahaan Anda!

Tips: Saran Agar Tepat Memberikan SP

Saran agar SP Tepat sasaran, disebut SP tepat sasaran jika tujuan SP diberikan mencapai tujuan, tujuan SP diberikan adalah agar:

  • Memberikan efek jera sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama.
  • Mendisiplinkan karyawan

Saran agar SP efektif untuk mencapai sasaran:

  • Pihak manajemen rajin melakukan sosialisasi peraturan perusahaan kepada karyawan baik melalui kegiatan pertemuan rutin atau memberikan selebaran mengenai peraturan perusahaan. Hal ini akan membuat Karyawan merasa diperhatikan dan di manusiakan.
  • Memberikan teguran secara lisan, mengingatkan bahwa apa yang dilakukan melannggar peraturan perusahaan jika kesalahan yang dilakukan adalah kesalahan ringan seperti masalah abensi atau cuti. Jika kesalahan seperti pengelapan atau memakai uang perusahaan tidak usah lisan tapi langsung SP 3 dan langsung dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
  • SP diberikan langsung oleh Unit Human Resource atau unit SDM kepada yang bersangkutan. Pertemuan ini sekaligus sebagai bahan karyawan untuk membela diri dan moment untuk manajemen untuk menjelaskan kesalahan apa saja yang dilakukan.
  • SP tidak diberikan dengan emosi atau menjadikan karyawan merasa diadili, jadikan atmosfir pemberian SP adalah saat-saat diskusi dan penuh suasana kekeluargaan. SP sendiri sudah cukup mengerikan jangan ditambah dengan perkataan-perkataan yang menyakitkan dan cenderung menyalahkan tanpa member solusi atau mendengar keluhan yang dihadapi oleh karyawan.
  • Manajemen menjamin kerahasiaan kesalahan karyawan didepan umum, hal ini akan menjadikan karyawan masih mempunyai harga diri dan tidak minder saat bergaul dengan reka satu team. Pertimbangan-pertimbangan yang perlu dilakukan seorang pemimpin sebelum memberikan SP kepada karyawannya.
  • Karyawan adalah asset perusahaan, karyawan yang bahagia akan memberikan kontribusi melebihi expetasi yang diminta perusahaan. Tetapi jika karyawan tertekan dan terancam maka tidak akan muncul inisiiatif dalam pikiran mereka yang ada hanyalah bekerja sesuai rutinitas yang ada tanpa suatu kreativitas sama sekali.
  • Kesampingkan rasa suka atau tidak suka, dendam atau emosi pribadi. Murni jika memang kita harus mengeluarkan SP karena didasari rasa kasih saying, kita ingin mereka sadar akan kesalahan yang mereka buat dan agar mereka kedepan dapat berkerja lebih baik lagi dalam memperbaiki diri.
  • Gunakan SP dengan bijak, pertimbangkan bahwa kesalahan yang dilakukan karyawan adalah kesalahan yang memang mereka lakukan. Jangan memberikan SP jika masih sebatas asumsi atau prasangka. Memang SP bisa dibatalkan, tetapi sakit hati dan sedih karena menerima SP tidak mudah disembuhkan walaupun dengan surat pembatalan.

Nah, itulah sedikit penjelasan mengenai surat peringatan atau SP. Semoga artikel di atas bisa bermanfaat atau paling tidak hitung-hitung menambah wawasan ya.